Mit der Einführung des neuen Datenschutzgesetzes in der Schweiz (revDSG) haben wir bereits letztes Jahr beschlossen, Daten zu klassifizieren. Dies wurde durch die Einführung von Copilot als KI und SharePoint als Datenablage noch wichtiger. Daher haben wir uns entschieden, die „Label“ für die Klassifizierung der Daten über Microsoft Purview in unsere Microsoft-Infrastruktur zu integrieren, statt die Klassifizierung händisch auf den Dokumenten zu vermerken.
Implementierung der Datenklassifizierung
Die Umsetzung erfolgte in mehreren Schritten:
Zunächst haben wir die verschiedenen Arten von Daten identifiziert, die in unserem Unternehmen verarbeitet werden. Dabei haben wir uns an den Empfehlungen von Microsoft orientiert und die Daten in die bereits erwähnten Kategorien öffentlich, generell, vertraulich und geheim eingeteilt. Dies ermöglichte eine nahtlose Implementierung und Nutzung der Datenklassifizierung. Danach haben wir uns auf ein Regelwerk geeinigt, welche Daten wie gehandhabt werden. Ein wichtiger Schritt war die Schulung unserer Mitarbeiter. Erste Tests mit den Labels ohne unsere Mitarbeiter vorab zu informieren endeten zum Beispiel darin, dass gewisse Mails nicht mehr versendet werden konnten.
Anwendungsfälle und Vorteile
Durch die Datenklassifizierung ist es nun nicht mehr möglich, dass sensible Informationen unbemerkt das Unternehmen verlassen. Besonders in der Geschäftsleitung und im Sekretariat, wo vertrauliche Daten verarbeitet werden, hilft uns dies im Alltag erheblich. Ein konkretes Beispiel ist die Verhinderung des versehentlichen Versendens vertraulicher Informationen an externe Empfänger. Durch die Klassifizierung und entsprechende Sicherheitsmassnahmen wird dies effektiv verhindert.
Herausforderungen und Lösungen
Bei der Einführung der Datenklassifizierung haben wir vor allem Herausforderungen gesehen, wenn wir Mitarbeiter einführen mussten, die zuvor nicht mit dieser Klassifizierung gearbeitet haben. Es bedarf umfassender Schulungen und Vorinformationen, bevor man das einführt. Man muss sich Gedanken machen, welche Daten wie und wo verarbeitet werden. Eine weitere Herausforderung war die Anpassung unserer bestehenden Prozesse und Systeme an die neuen Anforderungen der Datenklassifizierung. Dies erforderte eine enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und eine sorgfältige Planung und Umsetzung.
Ein weiterer Punkt war, dass wir anfangs viel zu sehr ins Detail gingen und versuchten, unser Regelwerk auf einmal vollständig einzuführen, anstatt es schrittweise zu erweitern. Dies führte zu Verwirrung und Überforderung bei den Mitarbeitern. Wir haben daraus gelernt und unsere Vorgehensweise angepasst, indem wir die Einführung der Regeln in kleinere, besser handhabbare Schritte unterteilt haben.
Zukunftsaussichten
In Zukunft planen wir, die Datenklassifizierung weiter zu verfeinern und zusätzliche Richtlinien darauf aufzubauen. Es ist wichtig zu erwähnen, dass für die Nutzung dieser Funktionen spezielle Microsoft 365 Lizenzen benötigt werden. Business Premium bietet Basisfunktionen, während E3 und E5 weitere Features in Purview bereitstellen. Wir werden auch weiterhin in die Schulung unserer Mitarbeiter investieren und sicherstellen, dass sie über die neuesten Entwicklungen und Best Practices im Bereich der Datenklassifizierung informiert sind.
Anwendung bei dir im Unternehmen
Unser Wissen und unsere Erfahrung in der Datenklassifizierung setzen wir nun auch erfolgreich bei unseren Kunden ein. Wir unterstützen dich bei der Implementierung von Datenklassifizierungslösungen und helfen dir, deine Daten effizient zu verwalten und zu schützen. Wenn du mehr darüber erfahren möchten, wie wir dir helfen können, kontaktiere uns gerne. Wir freuen uns darauf, mit dir zusammenzuarbeiten und deine Datenmanagement-Strategien zu optimieren.